"Compliance zonder franje: regels zijn goed, vertrouwen is beter"

Sturen op regels is erg verleidelijk: je zet ze op papier en dat oogt erg efficiënt. Snel aantoonbaar resultaat... of toch niet? Uit onderzoek blijkt dat een te veel aan regels juist contraproductief is. Dat zal niemand verbazen en toch maken heel veel organisaties er zich schuldig aan. Muel Kaptein, partner bij KPMG, hoogleraar bedrijfskunde en spreker op het Nationaal Kwaliteitscongres, krijgt in de praktijk veel te maken met bedrijven die verlamd worden door overmatige regelgeving. "Regels horen het sluitstuk te zijn in plaats van het vertrekpunt. Regels zijn goed, vertrouwen is beter."

Kaptein heeft bij KPMG als partner de afdeling compliance opgericht en geeft leiding aan circa veertig organisatieadviseurs. Daarnaast is hij deeltijd hoogleraar aan de Erasmus Universiteit waar hij de leerstoel compliance bekleedt. Juist kwaliteitsmanagers roept hij met klem op zich te gaan bemoeien met de regeldruk in organisaties. Tijdens het Kluwer Kwaliteitscongres op 24 mei a.s. vertelt hij hoe kwaliteitsmanagers hierin een voortrekkersrol zouden kunnen vervullen. "Je ziet hoe moeilijk het al is in de politiek om regels af te schaffen. In ‘Nederland polderland' is alles vaak een compromis en daarom komen we niet verder dan de kaasschaafmethode. Alle pogingen de administratieve lastendruk te verlichten ten spijt, zo lang er aan de andere kant net zo hard weer regels bij komen, schieten we niet op. Maar regels zijn nu eenmaal een erg verleidelijk middel om naar terug te grijpen. Papier is geduldig. Het gevaar is wel dat het accent komt te liggen op zich indekken in plaats van doorpakken. Je zou verwachten dat het in het dynamische bedrijfsleven beter ‘geregeld' zou zijn maar niets is minder waar."

Wezenlijke vragen
Regels zijn niet zaligmakend, dat moeten we ons volgens Kaptein beter realiseren. Meer regels zijn niet beter. Er is nu wetenschappelijk onderzoek beschikbaar dat dit onomstotelijk bewijst. "Dat is wat iedereen intuïtief al wist maar wat nog nooit hard gemaakt kon worden. Nu is het bewijs daar: regels zijn maar tot een bepaalde hoogte effectief. Organisaties moeten leren dat ze ook op control kunnen ‘scoren' door kwaliteit. Laten we beginnen ons de wezenlijke vragen te stellen die nodig zijn om daadwerkelijk kwaliteit te realiseren. Welke bijdrage levert de organisatie aan de samenleving en stakeholders? In hoeverre kunnen we daarin steunen op integriteit en competenties van medewerkers en leveranciers? Regelgeving dient alleen maar ter ondersteuning. Het gaat erom externe wetgeving en regels te vertalen, niet alleen naar interne procedures maar ook naar cultuur en gedrag. Dat is vaak het lastigst. Maar zonder deze ‘software' is de ‘hardware' in feite waardeloos."

Overcompliant
Een voorbeeld uit de praktijk. Kaptein: "Ik ben betrokken geweest bij de advisering van een financiële instelling. Ze waren zo'n veertig procent ‘overcompliant', dat wil zeggen dat ze dus bijna de helft te veel aan regels hadden. Om de organisatie efficiënter te maken, heeft deze instelling daar flink de bijl in gezet. Ook is er meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers neergelegd. In zo'n proces kan de kwaliteitsmanager de voortrekkersrol naar zich toe trekken." Tijdens het Kluwer Kwaliteitscongres geeft Kaptein handvatten hoe u dit als kwaliteitsmanager in de praktijk kunt invullen, wat u kunt veranderen en hoe u de compliance en regeldruk in uw organisatie inzichtelijk kunt maken en meten. Kaptein: "Dat noem ik ‘compliance zonder franje': regels zijn goed, vertrouwen is beter."

Meer informatie over het congres
Alles over het Kluwer Kwaliteitscongres op 24 mei te Arnhem kunt u lezen op www.sigmaonline.nl/kwaliteitscongres.

Sigmabase homepage